Não é incomum as pessoas terminarem um dia de expediente com a sensação de que andaram em uma bicicleta ergométrica: elas se esforçaram muito, consumiram suas energias, mas não saíram do lugar. Nesse momento, percebem que é preciso melhorar produtividade no trabalho para que todo o seu empenho se traduza em resultados.
E você, também já se sentiu assim? Então, é bom ficar atento. Afinal, o mercado está extremamente competitivo. Para desbancar a concorrência, as empresas precisam produzir mais e melhor, mas com menos custos e em um tempo menor — ou seja, é uma questão de produtividade no trabalho.
Mas se você não sabe como aumentar sua produtividade e sente que precisa virar esse jogo para se diferenciar no mercado de trabalho, prepare-se! Neste artigo, você vai descobrir hábitos que precisa eliminar para ter mais resultados e também as atitudes que podem fazer seu dia render mais. Confira!
Hábitos que prejudicam a produtividade no trabalho
Hoje em dia, vivemos em um ambiente hiperestimulante. Simplesmente estamos perdendo a capacidade de focar nossa atenção e ter produtividade no trabalho em uma única atividade. Se assistimos televisão, estamos também com o smartphone ligado. Trabalhamos com multitelas e multitarefas, mas isso traz uma série de prejuízos à produtividade.
Essa nossa perda de foco se manifesta em algumas atitudes no trabalho. Elas devem ser corrigidas para que possamos realizar as tarefas rapidamente e ver os resultados acontecendo. Saiba que hábitos são esses:
1. Conferir as redes sociais durante o expediente
É muito fácil se distrair durante o trabalho. Ao mesmo tempo em que a pessoa está realizando uma tarefa, a tela do smartphone não para de piscar com notificações de serviços de mensagem ou das redes sociais. A tentação para verificar o que está acontecendo é grande!
Porém, o correto é deixar para responder mensagens particulares e verificar as redes sociais fora do horário de expediente. Quando estamos realizando uma atividade e paramos para checar nossos smartphones, o cérebro muda o foco de atenção.
Assim, além de perdermos tempo, quando voltamos à tarefa inicial nosso cérebro não consegue se reconectar diretamente ao ponto em que paramos. Precisamos retroceder um pouco mais para que ele pegue a linha de raciocínio novamente. Dessa forma, um projeto pode demorar o dobro ou o tripo do tempo para ser concluído.
2. Não ter uma lista de prioridades
Em todo trabalho, existem assuntos urgentes, assuntos importantes e as emergências. Quando as emergências acontecem, não há outra alternativa: é preciso parar o que está fazendo para resolver a situação.
Já as urgências e assuntos importantes podem ser administrados de forma mais inteligente. O ideal é identificar suas demandas e reservar algum tempo do dia para elas, para assim, otimizar sua produtividade no trabalho. Isso é necessário porque, se não houver disciplina para fazer o que é importante, o profissional passa o dia inteiro apagando incêndios e deixa de realizar as ações essenciais para obter resultados a curto e médio prazo.
Então, quais são as atividades urgentes na sua função? Determine um horário para realizá-las. Pode ser às 8h da manhã, ao chegar no escritório e às 11 h, antes de sair para o almoço. No intervalo entre as 9 e 11 horas, dedique-se às tarefas importantes, mas que não são urgentes. Faça o mesmo no período da tarde.
3. Perder muito tempo em reuniões
Nem sempre as pessoas conseguem evitar a perda de tempo com reuniões, que podem ser convocadas por seus superiores na hierarquia da empresa. Porém, se você ocupa um cargo de liderança ou se tem abertura para conversar com seus gestores, sugira algumas medidas para reduzir o tempo gasto.
Uma boa sugestão é divulgar a pauta com antecedência. Assim, cada participante já leva sugestões para solucionar o problema. Isso evita que um assunto seja debatido sem as informações necessárias, fazendo com que a decisão seja adiada ou tomada de forma equivocada.
4. Checar o e-mail o tempo inteiro
Responder cada e-mail assim que ele chega pode impactar negativamente na produtividade no trabalho. Afinal, cada resposta gera uma interrupção, e então caímos no mesmo problema que acontece ao checar as redes sociais e aplicativos de mensagem.
A primeira solução possível é definir alguns horários do dia para responder e-mails, e não abrir a caixa de entrada fora desse período.
Porém, se o seu trabalho exige que algumas mensagens sejam respondidas imediatamente, é válido ativar as notificações na tela. Assim, você verá o remetente e o assunto de cada e-mail recebido e decidirá quais precisam de atenção e quais podem ser deixados para o horário pré-definido.
Como melhorar a produtividade no trabalho
Além de eliminar esses hábitos que atrapalham a produtividade no trabalho, o que você pode fazer para o seu dia render mais? Também selecionamos algumas dicas:
Tenha uma lista de tarefas
Ao final do expediente, faça uma lista de tarefas para o dia seguinte. Numere as atividades em ordem de importância, para que você saiba exatamente o que priorizar. Isso ajudará a aumentar a produtividade no trabalho e permitirá até mesmo entender quais são as demandas que consomem seu tempo.
Use a técnica do pomodoro
Da mesma forma que não é produtivo interromper o trabalho a todo momento, também não é bom passar horas realizando uma única tarefa sem realizar pausas. Para não cair em um ou outro extremo, use a técnica do pomodoro.
Use um cronômetro e estabeleça períodos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso, alternadamente. Se você perceber que não prejudica seu rendimento, aumente um pouco o tempo dedicado às atividades.
Delegue
Há pessoas que não veem produtividade no trabalho porque, em vez de delegar tarefas que podem ser realizadas por outros profissionais, elas centralizam tudo nas próprias mãos. Compartilhe com seu time a responsabilidade sobre os projetos e dessa forma você terá tempo para se dedicar ao que realmente importa.
Atualize-se
Muitas vezes, a produtividade no trabalho pode ser aumentada com o uso de tecnologias e soluções mais efetivas. É possível que um profissional tenha dificuldade para dar conta de suas tarefas simplesmente porque faz tudo da mesma forma há 10 anos, sem perceber que já existem ferramentas e técnicas que proporcionam soluções ágeis.
Por isso, é importante investir em educação continuada e manter-se atualizado. Cursos de especialização, por exemplo, trazem exemplos do mercado e mostram se a sua empresa ainda utiliza processos obsoletos, que demandam mais tempo para obter resultados inferiores.
Com a atualização, você pode se transformar em um agente de mudança não só na sua própria função, mas em toda a organização.
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